הזמנות קבוצתיות כוללות שירותים רבים שהותאמו לדרישות הקבוצה. בפועל לא כל חברי הקבוצה משתתפים בכל האטרקציות, וכתוצאה מכך נאלץ המדריך / מלווה הקבוצה להחתים את הספק, על גבי שובר, את כמות המשתתפים בפועל.
בתום הטיול מחזיר המדריך את השוברים החתומים לסוכנות, שם אנשי האופרציה נאלצים לעדכן שירות שירות בכמות המשתתפים שהייתה, ולתמחר מחדש את העלויות.

מערכת חדשה שפותחה תאפשר למדריך להתחבר לאתר ייעודי ולצפות בטיול שלו. שם יוצגו לו רשימת כל השירותים, עם אפשרות לעדכן את כמות המשתתפים.
באמצעות קוד סודי שיקבל הספק מהאתר למייל או לנייד, הוא יוכל להזין את הכמות בפועל, והמערכת תעדכן אונליין את כמות המשתתפים בשירות הרלוונטי בהזמנה שבבק אופייס, תוך כדי תיעוד מלא של השינוי.
בכך חוסכת המערכת את הצורך בתפעול ועדכון ההזמנות בדיעבד וחוסכת לאופרציה זמן עבודה רב של עדכונים ותיעודיים.